Een transportplanning die automatisch wordt bijgewerkt met actuele gegevens uit het wagenpark: dat wil toch elke transportondernemer? Dit dacht Bernard Duivenvoorde ook! Als eigenaar van Duivenvoorde Transport pakt hij bedrijfsprocessen het liefst zo efficiënt mogelijk aan. Want waarom zou je handmatig werk verrichten, als het ook automatisch kan? Daarom schakelde hij ons een aantal jaar geleden in voor een koppeling tussen ons Transport Management Systeem (TMS) en het Fleet Management Systeem (FMS) dat hij gebruikt. Hoe dit er in de praktijk uitziet, vertelt hij je graag!

Eerder spraken we Bernard al uitgebreid over zijn familiebedrijf – dat in 1937 werd opgericht – en waarom hij voor ons OpenTMS koos. Maar hoe zit het met het FMS waarmee hij werkt? Bernard: “Wij gebruiken al jaren met veel plezier het FMS van Data2Track. Hierdoor zijn we in staat om eenvoudig ons gehele wagenpark te monitoren. En dat is met de veertig vrachtwagens die we inmiddels hebben geen overbodige luxe. Maar ook als je bijvoorbeeld ‘maar’ vier wagens hebt rijden, is dit alsnog een slimme werkwijze.

Ik kan het echt elke transportondernemer aanraden. Sommigen zien Excel als iets magisch, werkelijk alle transportgegevens worden hierin verwerkt. Ik ben ook wel fan van het programma, maar niet van veel handmatig werk. En dit is vaak wel het geval. Ik denk dat veel transportbedrijven het óf spannend vinden om te automatiseren óf niet precies weten wat er mogelijk is. En hoe ongelooflijk veel het uiteindelijk oplevert.”

Bernard vertelt dat hij en zijn collega’s natuurlijk geen IT’ers zijn, dus dat automatisering vaak onbekend terrein is. “Maar het is gewoon een kwestie van de eerste stap zetten. Je moet er geen tijdslimiet aan hangen, maar gewoon beginnen. Stap voor stap digitaliseren en automatiseren, zonder al te veel tijdsdruk.

Zo wordt er in de transportbranche veel verrekend op basis van uren. De registratie van die uren gebeurde bij ons voorheen met werklijsten en urenstaten. Alles werd handmatig bijgehouden en verwerkt in de facturatie. Dankzij slimme koppelingen gebeurt dit nu allemaal vanzelf. Rittijden worden automatisch geregistreerd en verwerkt in de facturatie én loonadministratie. Dit scheelt ons enorm veel handmatig werk. Met een lage bezetting op kantoor krijgen we alsnog veel administratie gedaan. En de kans op fouten is ook nog eens nihil.”

“We gingen in gesprek met Filogic en Data2Track over een mogelijke koppeling tussen het TMS en FMS. Ik ben ontzettend blij dat dit mogelijk was. Het TMS van Filogic is plug-and-play, dus koppelt eenvoudig met andere systemen. Hierdoor wordt sindsdien alle data rondom onze auto’s doorgestuurd naar onze transportplanning. Denk hierbij aan het verbruik, de rittijden, locatiebepalingen, laad- en lostijden en het gewicht.

Eventuele wachttijden worden automatisch verwerkt in onze facturatie. En de route kan realtime worden gevolgd. Hierdoor kun je opdrachtgevers niet alleen de verwachtte aankomsttijd laten weten, maar kunnen zij de auto zelf live volgen. Daarnaast is alles wat we doen aantoonbaar. Onze chauffeurs maken bijvoorbeeld ook via de app foto’s als bewijs van de levering. Letterlijk alles wordt digitaal geregistreerd.”

“Dankzij de koppeling is alles wat we doen inzichtelijk. Lekker transparant, daar houd ik wel van. Sommige ondernemers vinden het spannend om gegevens te delen, ik heb dit totaal niet. Hoe meer je deelt, hoe transparanter je in gesprekken kunt zijn. Als je bijvoorbeeld simpelweg aan kunt tonen hoelang je chauffeur onderweg was, én waarom, is er geen discussie meer nodig over eventuele extra kosten.

Natuurlijk moet het delen van data wel op een veilige manier gebeuren. Dit waarborgt Filogic gelukkig. Ik vertrouw erop dat dit op de juiste manier gebeurt. Intern bewaren wij helemaal niets op een harde schijf bijvoorbeeld. We kozen bewust voor een TMS in de cloud: lekker flexibel en makkelijk te koppelen aan andere systemen.

Zo vind ik de nieuwe, gratis CBS-koppeling ook erg interessant. Het invullen van de CBS vervoerenenquête is jaarlijks zo’n tijdrovende klus, wat soms wel eens ten koste gaat van de accuraatheid. En het CBS is natuurlijk gebaat bij de juiste informatie, dus dit is een mooie win-win. Ik overweeg trouwens ook nog een koppeling met ons Warehouse Management Systeem (WMS), maar dat is een mooi project voor over een tijdje!”