De meest gemaakte fout bij het in gebruik nemen van een Transport Management Systeem? Denken dat je er van de ene op de andere dag volledig mee kunt werken. Dat je je oude werkwijze in één keer in de prullenbak gooit, terwijl je transportproces vanzelf vloeiend doorloopt. Want als die ene test succesvol was, lukt de rest ook wel. Toch?

Dat werkt in de praktijk net even anders. Jouw rol als gebruiker is namelijk allesbepalend. Vaak wordt dit flink onderschat, daarom is het tijd voor opheldering. Dus in dit artikel lees je wat je tijdens een succesvolle TMS-implementatie van ons mag verwachten én wat wij van jou vragen!

Een gebruiksvriendelijk, altijd functionerend, veilig en bij jouw bedrijf passend Transport Management Systeem: dat is wat je van ons mag verwachten. En dus wat je van ons krijgt. Hoe we dit voor elkaar krijgen? Door veel met je in gesprek te gaan en jouw bedrijf en processen goed te begrijpen.

Onze focus ligt niet alleen op het technische aspect, het menselijke is minstens zo belangrijk. Want we kunnen ons TMS in de cloud nog zo eenvoudig en intuïtief maken, maar uiteindelijk zijn het jij en je collega’s die erop moeten vertrouwen.

Daarom werken we ook nauw samen met andere IT-ontwikkelaars en zorgen we ervoor dat onze software naadloos communiceert met andere systemen die je gebruikt. Denk hierbij aan een chauffeurs app, FMS of ERP-systeem. Tot slot mag je van ons verwachten dat we continu innoveren en op de hoogte zijn van de laatste trends en ontwikkelingen.

Wat je niet alleen van ons mag verwachten – maar waar jij ook een belangrijke rol in speelt – is het implementatieplan. Hierin staan concrete en realistische afspraken. Zo stemmen we met elkaar af wat we gedurende een periode wekelijks doen. Van het invoeren van orders en tarieven tot het maken van planningen, facturen en rapportages. In het implementatieplan staat precies waarmee je elke week aan de slag gaat en wanneer we een contactmoment hebben. Maar dat niet alleen:

Data aanleveren Een van de eerste dingen die we aan je vragen – en wat uiteraard ook in het plan staat – is het aanleveren van voldoende én realistische data. Dit is essentieel voor een goede inrichting van het TMS. Alleen dan kunnen we processen optimaal uitproberen.

Want we komen graag bij je langs om uit te leggen hoe de software werkt en hoe je deze zelf inricht, maar wel onder één voorwaarde: dat jij diezelfde dag al met de software aan de slag gaat. Dus op de vraag welke data in het systeem moet komen, hebben we een duidelijk antwoord: de orders van vandaag en morgen!

Meters maken en routine creëren Doordat je het TMS direct uitprobeert, leer je de software vanzelf stap voor stap kennen. Steeds meer onderdelen van je huidige werkproces verplaatsen naar de digitale omgeving. Je maakt meters, raakt vertrouwd met het systeem en creëert routine.

Ook de koppeling met andere systemen test je goed. En ondertussen kun je ons altijd aanhaken en voorzien van feedback. Want alleen dan kunnen we je optimaal ondersteunen en haal jij de meeste waarde uit de software.

Filogic-eigenaar Jitske Brink: “Je kunt wel één keer een ritje doorsturen naar een chauffeur en denken dat het goed werkt, maar als je dit twintig keer doet, is de kans groter dat je iets tegenkomt wat je eerder niet had voorzien. Daarom is het belangrijk dat je elk scenario goed doortest.”

Collega’s enthousiasmeren In het implementatieplan staan ook de verschillende gebruikers die met het TMS overweg moeten kunnen, zoals je collega’s van de planning, administratie, financiën en directie. Het belang hiervan wordt regelmatig onderschat.

Dus het is goed om je te realiseren dat als je voor ons TMS kiest, je verantwoordelijk bent voor de interne procesverandering. Hierbij is het belangrijk dat je de rest van je collega’s ook enthousiast maakt over de nieuwe werkwijze.

Schaduw draaien De daadwerkelijke livegang – het moment waarop je je oude werkproces wél definitief in de prullenbak gooit – gebeurt in goed overleg. Voor die tijd draai je minstens één week schaduw: alles wat je in het TMS doet, doe je ook nog op de oude manier, bijvoorbeeld via Excel. Die overlap is heel belangrijk. Hiermee voorkom je dat je het overzicht kwijtraakt en stap je geleidelijk over op de nieuwe software.

Doorpakken De succesfactor tijdens een TMS-implementatie? Doorpakken. Het is de bedoeling dat je er écht voor gaat. Werkt op het moment van livegang negentig procent zoals gewenst? Stap dan over. Wacht niet op die laatste tien procent. Die komt pas zodra je definitief op de nieuwe manier werkt. Loop je dan ergens tegenaan? Dan kun je erop vertrouwen dat we het voor je oplossen.