Hoe kies je een transport management systeem (TMS) dat pas bij jouw bedrijf?
Handige Transport Management Systemen: die zijn er inmiddels in overvloed. Elk met zijn eigen techniek, gebruiksgemak en functionaliteiten. En dat het in gebruik eenvoudig moet zijn, is logisch. Maar waaraan moet een TMS verder voldoen? Hoe weet je welke keuze het best is voor jouw bedrijf? En waarop moet je in ieder geval letten als je dit soort transportsoftware aanschaft? We helpen je graag op weg!
De voordelen van een Transport Management Systeem
Laten we beginnen bij het begin. Waarom kies je überhaupt een Transport Management Systeem? Het antwoord op díé vraag, is gelukkig simpel: vanwege een flinke kosten- én tijdbesparing. Met een TMS handel je je orderverwerking, planning én facturatie namelijk een stuk efficiënter af. De transportsoftware doet dit allemaal voor je. Automatisch, of met een kleine handeling. Veel handmatig werk en stapels papier zijn hiermee in ieder geval verleden tijd.
Tip: Bedenk eerst welke onderdelen of handelingen je wil automatiseren binnen jouw transportproces.
Generieke of maatwerk transportsoftware
Eén van de eerste keuzes die je moet maken wanneer je een TMS kiest, is voor generieke óf maatwerk transportsoftware. Generieke software wordt ontwikkeld voor meerdere bedrijven, de kosten zijn relatief laag, de implementatie gaat snel en er is vaak een testversie beschikbaar. Maatwerk software is juist specifiek voor één bedrijf, kost relatief veel, maar biedt daarentegen wel elke functionaliteit die je maar wenst.
In dit artikel legt Filogic-medeoprichter en technisch directeur Marinus Brink je uit wanneer het slim is om voor de één of de ander te kiezen.
Wel of niet een TMS in de cloud
Waarover je ook direct moet nadenken, is of je wel of niet een Transport Management Systeem in de cloud wil. Wat ons betreft is die keuze erg simpel. Er zitten eigenlijk alleen maar voordelen aan een TMS in de cloud. Je kunt het zien als een soort online werkplek. Zolang er een internetverbinding is, heb je altijd en overal toegang tot je eigen transportsoftware. Ook op het gebied van veiligheid is het een slimme keuze. Maar om hiervan te profiteren, moet je alleen wel scherp zijn of je écht voor een volledig cloud-based TMS kiest. Soms wordt dit namelijk onterecht geroepen. Ons TMS is voor honderd procent cloud-based.
De functionaliteiten
We adviseerden je al om direct in het begin van je zoektocht je eisen en wensen te bepalen. Dit doe je door je transportproces goed onder de loep te nemen. Hoe werkt jouw transportbedrijf? Hoe ervaren jouw planners en chauffeurs dit? Waar zie je mogelijke verbeteringen? Wat verwachten opdrachtgevers van je? En welke andere systemen gebruik je al?
Door alleen al deze vragen te beantwoorden, weet je waarschijnlijk direct welke leveranciers interessant voor jou zijn. Vragen opdrachtgevers bijvoorbeeld om de verwachte aankomsttijd van hun order? Dan is het versturen van een ETA-notificatie voor jou een vereiste functionaliteit. En gebruikt jouw chauffeur een Fleet Management Systeem (FMS)? Dan is het handig als het TMS waarvoor jij kiest hiermee kan koppelen.
Op deze manier krijg je al snel inzichtelijk welke transportsoftware met welke functionaliteiten past bij jouw bedrijf.
Check de security
Het laatste wat je als transportondernemer wil, is natuurlijk dat je vrachtwagens stil komen te staan. Maar een geraffineerde cyberaanval kán dit wel teweegbrengen. Dus die kans wil je zo klein mogelijk maken. Daarom is het belangrijk dat je vóórdat je een keuze maakt voor een bepaald Transport Management Systeem, checkt wat de TMS-leverancier allemaal doet op het gebied van security.
In dit artikel geeft Marinus vanuit Filogic alvast antwoord op deze vraag.
Tip: Check altijd even of er reviews beschikbaar zijn over de TMS-leveranciers die je overweegt.
Ons TMS in de cloud gratis uitproberen?
Natuurlijk zijn er nog allerlei andere zaken waarmee je rekening moet houden – zoals de prijs en het gebruiksgemak – maar dit vormt een goede basis voor een weloverwogen keuze. Ga vooral ook goed in gesprek met de TMS-leverancier die je op het oog hebt. Stel al je vragen, voel je nooit bezwaard.
Uiteraard is het altijd het allermooist als je het Transport Management Systeem gewoon even kunt uitproberen. Bijvoorbeeld door middel van een gratis TMS-testversie zoals bij ons! Succes en nogmaals: aarzel niet om gewoon even contact met ons op te nemen.
Testimonials
Star talk
Ontdek de ervaringen van anderen met Filogic OpenTMS! Deze transportorganisaties gingen je al voor en profiteren van alle mogelijkheden van ons moderne TMS.
“Filogic is een bedrijf waarmee je makkelijk kunt schakelen, via korte lijnen. Direct vanaf het begin hadden we voor 95% een match en het overige deel hebben we samen opgelost. Bij grote partijen merk je dat dit soort dingen vaak lang duren. Bij Filogic is het snel sparren en op korte termijn zaken oplossen. Dit is heel belangrijk voor ons. Het houdt ons in beweging en voorbereid op de toekomst!”
Jack van der Gugten
Hoek Flowers
“Binnen twee maanden was Filogic OpenTMS geïmplementeerd. Mijn planners en chauffeurs raakten al snel gewend aan deze nieuwe manier van werken. Na één maand was iedereen overtuigd en enthousiast. Mijn planners geven aan dat ze zich beter kunnen focussen en flink wat tijd besparen. Dus tegen ondernemers die nog twijfelen wil ik zeggen: probeer het gewoon.”
Theo Bos
MSS Transport
“Op ieder moment en vanaf elke plek heb je toegang tot de juiste informatie. Chauffeurs zien direct op wat voor locatie ze welke order moeten leveren. Ik ben blij dat iedereen met Filogic OpenTMS overweg kan en dat we met z’n allen lekker bezig zijn. Uiteindelijk is het belangrijkste dat het transport goed wordt uitgevoerd en onze opdrachtgevers tevreden zijn.”
Myron Bishaie
Van de Lagemaat Transport
“Met Filogic OpenTMS hebben we een helder overzicht van onze planningen. Dit is erg wenselijk, want er wordt steeds vaker gevraagd wanneer een order wordt geleverd. In het digitale vrachtdossier staat ook precies wat per auto is geladen. En de lay-out van de eCMR ziet er altijd hetzelfde uit. Als één geheel, lekker professioneel.”
Toine Slob
Meever & Meever