Wil jij meer grip op en inzicht in jouw logistieke proces? Dan is een modern plansysteem geen overbodige luxe. Toch zijn er genoeg bedrijven waarbij dit puzzelstukje nog ontbreekt. Steeds vaker worden we benaderd door grote partijen die hun IT-infrastructuur behoorlijk op orde hebben, maar alsnog handmatig plannen.

Allerlei bedrijfsprocessen verlopen via een handige ERP-tool, maar de planning? Die staat nog in Excel. Filogic-medeoprichter en technisch directeur Marinus Brink legt graag uit hoe dit komt. Uiteraard deelt hij ook de oplossing én doet hij dit aan de hand van onze recente case met Meever & Meever. Laat je inspireren!

Marinus: “Waar we bij kleine tot middelgrote transportbedrijven met ons TMS echt een totaaloplossing bieden, is onze software voor grotere organisaties soms enkel een onderdeel binnen de hele IT-infrastructuur. Zij gebruiken al allerlei systemen, met elk hun eigen expertise en die werken volgens een bepaalde invoer.

Wil je dit uitbreiden of koppelen met een ander systeem? Dan moet je zorgen dat de in- en uitvoer van al die systemen met elkaar communiceren. Dat is vaak lastig en veel werk. Je bent continu data aan het transformeren en verrijken om het passend te maken in de bestaande infrastructuur. Onder andere door die complexiteit zijn er nog steeds genoeg transportbedrijven die geen modern plansysteem gebruiken.”

Omdat ons Transport Management Systeem enkel open standaarden gebruikt, is het zeer flexibel en kunnen wij dergelijke integratietrajecten vereenvoudigen. Marinus: “Een goed en recent voorbeeld is ons project bij Meever & Meever: een internationaal bedrijf dat gespecialiseerd is in de productie, opslag, distributie en verhuur van staalproducten.

Wereldwijd heeft Meever & Meever dochterondernemingen die werken in verschillende SAP-omgevingen, maar waarvoor wel één transportplanning geldt. Dus stelden ze ons de technisch uitdagende vraag of wij deze verschillende omgevingen in één planningsoftware konden integreren.”

Lees ook het verhaal van staalbedrijf Meever & Meever waarbij we SAP integreerden met ons TMS](https://filogic.nl/cases/meever-meever/.

Met SAP manage je allerlei bedrijfsprocessen, maar de ERP-software is niet gespecialiseerd in plannen. Daarom benaderde Meever & Meever ons begin 2022 of wij wilden helpen bij het puzzelstukje dat nog ontbrak. Marinus: “In SAP regelen ze onder andere hun ordermanagement, inkoop en facturatieproces. Maar het plangedeelte gebeurde nog in Excel. Op een gegeven moment werkt dat natuurlijk niet meer, zeker niet bij een bedrijf van deze grootte.”

Dus gingen wij voor ze aan de slag. Stap één was het in kaart brengen van de huidige informatiestromen. Marinus: “Want terwijl je dat ene puzzelstukje oplost, wil je de rest van de bestaande operatie natuurlijk niet negatief beïnvloeden. Je mag niets stukmaken tijdens zo’n integratieproces. Dat is vaak de grootste uitdaging.”

“Daarom begonnen we met een uitgebreide data-analyse. We keken bijvoorbeeld naar welke data in SAP op wat voor moment relevant werd voor de planning. En we stelden onszelf de vraag of we op basis van die data in staat waren om transportopdrachten aan te maken en in te plannen.

Maar we keken bijvoorbeeld ook naar eigenaarschap. Wie is op welk moment eigenaar van de data? Dit is heel belangrijk als je met verschillende systemen werkt. Wanneer is de data van jou? En wanneer mag iemand anders het wijzigen? Hierover moet je duidelijke afspraken maken.

Daarnaast ontwikkelden we een distributieportaal, dat sindsdien een ‘add on’ is voor ons TMS. Meever & Meever werkt met diverse depots in Europa. De medewerkers die hier werken moeten toegang hebben tot ons TMS om te zien welke leveringen precies binnenkomen. Ze willen volgen wanneer de levering aankomt en vrachtbrieven digitaal aftekenen wanneer de lading is afgeleverd.”

Marinus: “Nadat alle datastromen in kaart waren gebracht, startten we met het bouwen en testen van de integratie. In de SAP-omgeving gaven we data de status ‘klaar voor transport’, waarna het via bestandsuitwisseling in ons TMS terechtkomt. De software plant de transportopdracht vervolgens in en zodra de order is afgeleverd gaat de data automatisch terug naar SAP.

In de SAP-omgeving zie je precies wanneer de order is geleverd, wie de uitvoerende leverancier was, wat de transportkosten zijn etc. Met al die informatie kan SAP bijvoorbeeld de P&L (profit & loss, oftewel; winst en verlies) uitrekenen, facturen versturen en rapportages maken.”

Marinus: “Het proces vóórdat we konden starten met bouwen en testen verliep vrij soepel. In die fase is het heel belangrijk dat je direct met de juiste mensen bij elkaar zit. Denk hierbij in ieder geval aan iemand die weet hoe de IT-infrastructuur in elkaar zit, iemand die de interne bedrijfsprocessen goed kent én iemand die de impact op de praktijk begrijpt. Met die drie mensen bij elkaar kun je mooie oplossingen maken.

Dus dat deden we en rond de zomerperiode ging het bedrijf stap voor stap live. Inmiddels draait het al een behoorlijke tijd zoals gewenst. Laatst waren ze nog bij ons op kantoor en spraken we over de tijdwinst die het hen oplevert. Handmatig plannen is voor Meever & Meever definitief verleden tijd!”